Youです、

先週のメルマガで「未来タスク」というマインドセットの話をしましたが、しっかり理解できましたでしょうか？

成功者必携のマインドセットです。ぜひ自分のものにしてくださいね。

「未来タスク」はあなたの未来を創るとても大切なものですが、それ以前に、日常的なタスクに追われ、頭を悩ませている人も多いでしょう。

今週はそんなタスクにまつわるハウツーを「タスク道」と題して、いくつか紹介したいと思います。

■ タスク道その１　管理を極めよ

タスクと言えば、まずその管理の仕方が最初の課題です。

どうしたらすべきこと、やらなくてはならないことを忘れずにいられるか？
手間なくそれらを管理していけるか？

高機能なWebサービスを使うのか？
はたまたシンプルなアプリで済ますのか？
あえてアナログに、手帳やメモ帳に書くのか？

多くの手段がありながら、いまだ決定的な正解のない、タスク道の中でも究極の課題です。

先日もこんなニュースがありました。

「Slack」は厳密に言えばチャットサービスですが、特に複数人で活動している人にはタスク管理サービスとして利用されています。

まさに世界中がタスク管理に頭を悩ませている証拠です。

かくいう私もこれまでいろいろな方法を試してきました。

世にあるWebサービスを片っ端から試したり、自作のプログラムを作ったり、付箋に書いてPCの周りに貼るなど、試行錯誤を繰り返してきました。

そんな経験を経て、今私が最もおすすめする方法は、

「Wunderlist」

というサービスです。

これをおすすめする理由は二つ。シンプルで同期が早い、ということ。

タスクを管理すること自体に時間をかけてしまっては本末転倒です。

ですから私は高機能なものよりも、とにかくシンプルで、ささっと手間なく使えることを重視しています。

その点この「Wunderlist」はUIが直感的に使いやすくとても優秀です。

またこれまで似たようなサービスをいくつか試した中で、これが一番同期が早いと感じます。

あまりに便利なので、買い物リストや調べものリスト、読みたい本リストなど、タスク以外のメモ代わりにも使っています。

もちろん「未来タスク」も毎日やるべきこととして登録していますよ。

ただし1つ注意があります。これは他人とのタスクの共有にはあまり向いていません。あくまで個人用です。

もしチームでタスク共有がしたいのであれば「ChatWork」や「Slack」といったサービスを使った方が良いでしょう。

実際にAlchemation社でも、「ChatWork」を利用して数多くのプロジェクトを管理しています。

大切なことは、個人やチームのワークスタイルによってベストな方法は違うということ。

今の自分にあったタスク管理法は何か、絶えず追求し続けていくのがタスク道です。

■ タスク道その２　割合で強制せよ

さぁタスクの管理は出来ました。
あとはそれらをこなしていくだけ…

が、ここでまた問題が出てきます。

タスクの中には時間がかかるものや、苦手なもの、やっていて面白くないものがあり、なかなか手が付けられない、片付かないものがありますよね。

それがどんどん溜まってしまい、いつしかタスクがそれらで埋まってしまう…それが嫌でタスク管理自体を止めてしまう…

「タスク道あるある」です。

そんな人におすすめの方法があります。

それは最初から強制的に割合で分けてしまうという方法。

自分の得意なもの、やっていて楽しいもの、つまり前向きに取り組めるタスクをAとしてカテゴライズしておきます。

次に苦手なもの、時間のかかるもの、つまりあまり気の進まないタスクをBとします。

そして、さらに未来タスクをCとしましょう。

そして自分ルールとして、毎日こなすタスクのA：B：Cの割合を決めておくのです。

つまり、仕事を始める前の計画段階で、今日行うタスクをこれらの割合を加味して決めておくということ。

おすすめは、４０：４０：２０くらいです。

手が付けやすいAをやったら、それと同じくらいの量のBもこなす。そして未来タスクも同時進行していく。

これを厳しく自分に課すことで自然と進みにくいタスクもこなしていける癖がついてきます。

もちろん、最初は難しいと思うので最初は、80：10：10くらいからスタートして、だんだん割合を整えていくといいでしょう。

■ タスク道その３　とっておきの秘術

最後に「タスク道」とっておきの秘術をお教えします。

それはなるべくタスクを作らない、というちょっと逆説的な考え方です。

人はどうしても何かしなくてはならないことができると、つい後回しに、つまりタスクにしてしまいがちです。

これはタスク管理をしっかりできている人ほど、その傾向にあります。

ですが、一旦タスクにしてしまうと「それを何とかこなさなければ！」と焦り、気負いが発生します。自分を苦しめる元になるわけです。

またタスクが多くなるとそれを管理すること自体が手間となり、効率悪化、パフォーマンスの低下を招きます。これでは本末転倒です。

そこでぜひ5分以下で終わるような仕事はなるべくタスクにせずに、すぐその場で対応する癖をつけてください。

当たり前のことですが、意外とこれが出来ていない人が多いです。

例えば、問い合わせやコメントへの返信、誰かへの電話やメールなど、そういったものはわざわざタスクにしないでもほんの数分、すぐその場で片づけることができるはず。

上手にタスク管理ができているからと言って無駄にタスクを増やしていけないのです。

こうすることでタスク自体が減り、余力が生まれる。

気持ちが楽になり、パフォーマンスも上がる。

逆説的ではありますが、これが「タスク道」とっておきの秘術です。

＊

ヒーロー、ヒロインのみなさんの中には会社や組織に縛られることなく、自分の好きな時間、好きな場所で自由に活動している方も多いと思います。

しかし自由は、裏返すと自分との戦いです。

やる気が出ない、つい怠けてしまう、そんなあなたにはこの「タスク道」がきっと役に立つはず。

ぜひ参考にしてみてください。

今週は以上です。

You